Beaucoup de fournisseurs signent la convention logistique préparée par leur partenaire en considérant qu’il s’agit d’un document standard sans réel intérêt.
C’est une erreur stratégique car les dispositions qu’elle contient peuvent avoir des conséquences importantes sur l’exécution du contrat, le bon déroulement des livraisons et sur les pénalités susceptibles d’être réclamées.
Les injonctions faites, en mars 2026, par la DGCCRF à Auchan de modifier certaines clauses et pratiques en matière de pénalités logistiques, montrent d’ailleurs que certaines pratiques peuvent être discutables, ce que j’expliquais d’ailleurs dans un article revenant sur cette annonce de la DGCCRF.
Il ne faut donc pas considérer la convention logistique comme une simple formalité, même lorsque sa conclusion est imposée par la loi.
Voici ce qu’il faut savoir avant de signer une convention logistique.
Faut-il obligatoirement conclure une convention logistique ?
Depuis la loi n° 2023-221 du 30 mars 2023, loi dite « Descrozaille », tout fournisseur est obligé de conclure une convention logistique avec son distributeur. Cette convention logistique doit être un contrat distinct de la convention commerciale.
Il existe donc bien une obligation légale de conclure une telle convention.
En revanche, ne sont pas concernés par cette obligation les grossistes : un fournisseur n’est donc pas obligé de conclure une telle convention avec son grossiste. Toutefois, dans ces situations, la conclusion d’une convention logistique est recommandée. Encore faut-il savoir ce que doit contenir une convention logistique et quels sont les points qui méritent une attention particulière avant signature.
Quelles clauses figurent dans une convention logistique ?
Souvent sous-estimée, la convention logistique est pourtant l’une des clés de voûte de la relation entre un fournisseur et son distributeur, alors même qu’elle ne porte pas directement sur les conditions commerciales.
En effet, la convention logistique définit les modalités de passation des commandes, les délais d’acceptation des commandes, les conditions de livraison, les horaires de réception des marchandises, les caractéristiques attendues des palettes, les règles applicables en cas de livraison incomplète ou non conforme, ainsi que les procédures de traitement des anomalies.
C’est également dans ce document que figurent habituellement les clauses relatives aux pénalités logistiques. En pratique, ces pénalités peuvent être réclamées en cas de retard de livraison, de non-respect de certains engagements logistiques ou encore de non-conformité des marchandises livrées.
Un point que l’on omet souvent : les pénalités ne sont pas seulement dues par le fournisseur. Le distributeur peut lui aussi être redevable de pénalités ! Bien évidemment, les conventions logistiques préparées par les distributeurs ne prévoient pas ce type de stipulations. Il appartiendra au fournisseur de négocier cet ajout.
L’attention du fournisseur ne doit toutefois pas se limiter aux pénalités logistiques. Certaines conventions prévoient également que certains manquements peuvent justifier un refus de livraison ou de réception des marchandises. Or, les conséquences financières d’un refus peuvent parfois être bien plus importantes qu’une simple pénalité. Il est donc essentiel d’identifier précisément les situations dans lesquelles le distributeur peut opposer un refus et les garanties prévues au bénéfice du fournisseur.
Une convention logistique mal négociée peut donc avoir des conséquences particulièrement graves et importantes pour le fournisseur.
Pourquoi faut-il être particulièrement attentif aux pénalités logistiques ?
Les pénalités logistiques méritent une attention particulière. Elles sont d’ailleurs au cœur des préoccupations du législateur qui (i) les plafonne à 2% de la valeur des produits concernés par le manquement, (ii) impose qu’elles soient proportionnées au préjudice subi et (iii) impose au distributeur comme au fournisseur de déclarer chaque année à la DGCCRF les pénalités infligées ou supportées.
La loi impose que la convention logistique prévoit une procédure contradictoire permettant au fournisseur de contester les avis de pénalité qu’il reçoit. La FAQ de la DGCCRF rappelle sur ce point qu’un fournisseur doit disposer d’un délai lui permettant de vérifier et, le cas échéant, de contester la réalité du grief qui lui est reproché. Elle estime que ce délai doit être au minimum d’un mois et qu’il ne peut commencer à courir qu’à compter de l’envoi de l’avis de pénalité accompagné des justificatifs nécessaires.
Il convient toutefois d’être vigilant car il arrive fréquemment que le distributeur s’accorde un délai plus long pour répondre à une contestation. Vous disposerez peut-être de 30 jours pour contester une pénalité alors que le distributeur pourrait bénéficier de 45 jours pour vous répondre. Lors de la négociation, il est donc utile de comparer les délais prévus dans la procédure de contestation pour gommer toute asymétrie et obtenir le délai le plus favorable afin de disposer du temps nécessaire pour contester.
Faut-il (vraiment) négocier une convention logistique ?
Incontestablement et inévitablement : oui, il faut vraiment négocier une convention logistique, par le biais d’une lettre de réserves ou d’un avenant. Mieux, il est aussi possible de se doter de sa propre convention logistique et ainsi d’être force de proposition !
Il est essentiel d’analyser l’intégralité de la convention logistique reçue pour s’assurer qu’elle correspond à vos process et contraintes opérationnels.
Posez-vous une question simple : « Suis-je réellement capable d’appliquer cette convention logistique ? Qu’en est-il de la procédure de contestation : suis-je en mesure de contester dans les délais et selon les modalités fixées dans cette convention le jour où un problème surviendra ? » Si la réponse est non, il est préférable d’en demander la modification de la convention logistique. La procédure de contestation ne doit pas être négligée car les pénalités logistiques peuvent représenter des montants significatifs.
L’anticipation est bien souvent la clé : il est préférable de confier l’analyse de ce contrat à un avocat que de signer trop vite au risque d’être ensuite redevable de pénalités dissuasives.
En pratique, je constate trop souvent des clauses « type » dans des conventions logistiques qui ne correspondent pas à la réalité du terrain. Prenons quelques exemples.
Exemple n°1 : des exigences logistiques différentes d’un distributeur à l’autre
Imaginez une PME qui travaille avec plusieurs distributeurs. Si un distributeur impose un format de palette spécifique, un étiquetage particulier… Comment l’entreprise doit-elle faire si les autres distributeurs imposent, eux, un autre format ?
La PME doit-elle s’adapter et s’équiper d’outils spécifiques pour répondre aux attentes de ses partenaires ?
Sur le papier, l’exigence peut sembler anodine. En réalité, ce n’est pas toujours faisable et les conséquences peuvent être coûteuses. Et, qu’on se le dise, ce n’est pas parce que jusqu’à présent aucune pénalité n’a été facturée qu’il faut se sentir protégé : le jour où le distributeur souhaitera facturer des pénalités pour ce manquement, il pourra le faire, peu importe les habitudes du passé.
Exemple n°2 : le retard qui coûte cher
Autre situation fréquente : le transporteur se présente avec une heure de retard.
La commande a été préparée par le fournisseur dans les délais, le camion a été chargé à temps, la marchandise est conforme et la livraison a bien été organisée. Tout est pour le mieux sauf l’horaire de livraison qui n’a pas été respecté.
Il est fréquent que les conventions logistiques prévoient des pénalités automatiques forfaitaires dans ce type de situation. Cette pratique est favorable au distributeur. Il pourra alors considérer que ce retard constitue un manquement contractuel, et donc que la pénalité forfaitaire est due.
Or, les aléas logistiques existent : accidents, embouteillages, mouvements sociaux, incidents techniques ou difficultés d’accès aux plateformes… Les situations sont nombreuses et peuvent perturber une livraison sans que le fournisseur en soit directement responsable.
La question n’est donc pas seulement de savoir si une pénalité est due, car il faut idéalement négocier la convention logistique pour éviter toute pénalité automatique ou toute forfaitisation. La véritable question est de savoir dans quelles conditions elle pourra être appliquée et comment elle pourra être contestée.
Plus largement, il convient de vérifier que les manquements susceptibles d’être reprochés au fournisseur correspondent à des situations qu’il maîtrise effectivement. Une convention logistique ne devrait pas avoir pour effet de faire supporter au fournisseur l’ensemble des aléas de la chaîne logistique.
Négocier, ce n’est pas s’opposer, c’est construire ensemble
Lorsque j’échange avec des dirigeants, beaucoup hésitent à négocier, parce qu’ils ne pensent pas que cela est nécessaire ou par crainte de fragiliser la relation commerciale.
Cette crainte est compréhensible et doit être surmontée car, en matière de convention logistique, il est important que les process convenus contractuellement correspondent aux pratiques du fournisseur et du distributeur. La convention ne doit pas être exclusivement en faveur de l’une des deux parties.
Négocier la convention peut prendre différentes formes : il n’y aura pas forcément d’avenant à la convention logistique. La plupart du temps, cela prend la forme d’une lettre de réserves visant à dénoncer certaines stipulations et indiquer comment elles doivent être lues, interprétées ou appliquées.
Négocier c’est protéger vos intérêts. Il est toujours dans l’intérêt des parties de prévoir une convention claire, qui ne comporte pas de zones d’ombre. C’est généralement la meilleure façon de construire une relation commerciale durable.
Mon conseil – le mot de la fin
Une convention logistique est un contrat important dont l’absence de négociation peut avoir des conséquences graves si le distributeur facture des pénalités logistiques coûteuses.
Avant de la signer, prenez le temps d’identifier les obligations qui pourraient poser difficulté dans votre organisation et les clauses qui méritent d’être clarifiées ou aménagées. Si vous avez reçu une convention logistique et que vous voulez m’en confier l’analyse ou si vous souhaitez que je vous rédige une convention logistique, n’hésitez pas à me contacter pour que nous en discutions.
