Que cela résulte de votre volonté, de celle de votre distributeur ou que cela découle d’une obligation légale à laquelle vous ne pouvez pas déroger, vous avez conclu une convention logistique. Celle-ci peut prévoir l’application de pénalités logistiques en cas de manquement aux obligations qu’elle contient.
Il est donc possible qu’en raison de manquements, fondés ou non, le distributeur émette un avis de pénalité logistique et sollicite le paiement de ces pénalités. Dans ce genre de situation, il est important d’adopter les bons réflexes. Voici les principales questions à se poser avant de régler une pénalité logistique.
Une pénalité logistique n’est pas automatiquement due
Il ne faut pas faire de mauvais raccourcis : ce n’est pas parce que vous avez conclu une convention logistique que celle-ci prévoit forcément l’application de pénalités logistiques en cas de manquements contractuels.
Il faut donc penser à vérifier trois choses.
Première vérification : la pénalité logistique réclamée est contractuellement prévue ? Il faut relire attentivement la convention logistique pour vérifier son contenu. En effet, cette dernière peut ne pas prévoir de pénalités comme elle peut prévoir des pénalités pour certains manquements, distincts de celui qui vous est reproché. Dans ce cas de figure, aucune pénalité ne peut vous être infligée. Attention : certaines non-conformités peuvent conduire à un refus de livraison ou de réception des marchandises, ce qui constitue une problématique distincte des pénalités logistiques.
Deuxième vérification : la pénalité est-elle proportionnée au préjudice subi et au manquement contractuel ? Demandez-vous si le montant réclamé correspond réellement au préjudice subi par le distributeur. Pourquoi ? Parce que cette exigence résulte de l’article L. 441-17 du code de commerce. Ce texte prévoit explicitement que la pénalité doit être proportionnée « au préjudice subi au regard de l’inexécution d’engagements contractuels ». La pénalité ne peut pas non plus excéder « 2 % de la valeur des produits commandés relevant de la catégorie de produits au sein de laquelle l’inexécution d’engagements contractuels a été constatée » toujours selon ce texte.
Si la loi a prévu ces garde-fous, vous ne devez pas vous dire que le distributeur qui émet l’avis de pénalité agit en conformité avec la réglementation. La DGCCRF a déjà pu reprocher à la société Auchan Retail France d’avoir mis en œuvre des clauses et pratiques illicites en matière de pénalités logistiques, ce qui démontre toute la nécessité d’être particulièrement attentif et de ne pas prendre pour argent comptant l’estimation du préjudice qui est faite par le distributeur qui émet l’avis de pénalité.
Troisième vérification : quand le manquement ayant conduit à un avis de pénalité est-il survenu ? La question peut paraître anodine mais sa réponse est loin d’être neutre. En effet, l’article L. 441-17 du code de commerce prévoit qu’« aucune pénalité logistique ne peut être infligée pour l’inexécution d’engagements contractuels survenue plus d’un an auparavant ».Si le distributeur tarde à émettre un avis de pénalité, il se pourrait qu’il n’agisse plus dans le délai légal.
Comment analyser un avis de pénalité logistique ?
Ce qu’il faut retenir c’est que l’avis de pénalité doit être suffisamment précis, clair et complet pour vous permettre d’identifier et de comprendre, sans ambiguïté (i) le manquement contractuel, (ii) le préjudice subi. Il appartient au distributeur d’en fournir « la preuve » comme le prévoit l’article L. 441-17 du code de commerce.
Cette analyse doit être faite avant tout paiement pour définir la stratégie à adopter (payer, contester, demander des compléments).
L’avis de pénalité identifie-t-il la ou les commande(s) concernée(s) et le(s) manquement(s) à la convention logistique ?
Cela relève presque de l’évidence, mais un avis de pénalité ne peut pas se limiter à une seule ligne totalement abstraite. Il faut qu’il soit suffisamment complet et précis pour que vous puissiez comprendre le manquement entraînant l’application d’une pénalité. L’avis de pénalité doit donc :
- Identifier la ou les commande(s) concernée(s) par le manquement contractuel. C’est même essentiel puisque la pénalité ne peut pas dépasser 2% de la valeur des produits commandés relevant de la catégorie de produits au sein de laquelle l’inexécution d’engagements contractuels a été constatée.
- Présenter le(s) manquement(s) contractuel(s) reproché(s).Le niveau de détail dépendra nécessairement du manquement considéré. Par exemple, si la pénalité résulte d’un retard de livraison, il est essentiel que vous connaissiez le numéro de bon de livraison, le jour et l’heure où s’est tenue la livraison. Si le distributeur invoque une livraison incomplète, il vous communiquera les réserves faites lors de la livraison … Doivent donc être joints à l’avis des preuves.
L’avis de pénalité quantifie-t-il le préjudice subi et précise-t-il le chiffrage fait par le distributeur ?
C’est le second versant de l’avis de pénalité. S’il vous a été adressé, c’est parce que le distributeur entend obtenir réparation du préjudice subi en raison des manquements contractuels qu’il vous reproche.
L’avis de pénalité doit donc préciser quel est le préjudice subi et son mode de calcul. Dans certaines situations, il sera relativement simple de comprendre le chiffrage du préjudice. Ce sera le cas si, par exemple, le manquement qui vous est reproché est une livraison avec 1h de retard et que la convention logistique prévoit pour ce manquement une pénalité forfaitaire.
Ce n’est pas toujours aussi simple car la convention logistique ne prévoit pas systématiquement des sommes forfaitaires. Il faut alors que l’avis de pénalité vous permette de comprendre comment le préjudice a été calculé.
Les justificatifs nécessaires sont-ils joints à l’avis de pénalité ?
L’avis de pénalité est, dans la majorité des cas, accompagné de justificatifs. En effet, le code de commerce prévoit que le distributeur, comme le fournisseur, doit prouver le manquement et son préjudice.
Il lui appartient donc de vous transmettre l’ensemble des justificatifs nécessaires et qui prouvent le manquement et son préjudice.
Que faire si le distributeur ne vous adresse pas de justificatifs ou si l’avis de pénalité n’est pas suffisamment précis ?
Si, à la lecture de l’avis de pénalité, vous n’êtes pas en mesure d’identifier la ou les commande(s) concernée(s), de comprendre le ou les manquement(s) contractuel(s) reproché(s), ou la façon dont le préjudice a été calculé ou de vérifier l’exactitude du calcul qu’il a fait, il est préférable d’agir rapidement et dans les délais prévus par la convention logistique.
Il est également recommandé de prendre attache avec un avocat pour arrêter la stratégie à suivre et la réponse à faire. En effet, dans certaines situations, répondre que sans justificatifs, aucune pénalité ne peut vous être infligée est une meilleure stratégie que de demander au distributeur qu’il vous transmette les justificatifs venant au soutien de l’avis de pénalité que vous avez reçu.
Avez-vous un « délai raisonnable pour vérifier et, le cas échéant, contester la réalité du grief correspondant » ?
Un dernier point important, qui peut figurer dans l’avis de pénalité et qui, en toute hypothèse, est inscrit dans la convention logistique : vous devez avoir un délai raisonnable pour pouvoir contester cet avis de pénalité. Vous devez connaître ce délai et agir dans ce délai.
Vous devez impérativement formuler votre contestation dans le délai prévu dans la convention logistique, même si l’avis de pénalité que vous avez reçu est bref, dépourvu d’explications et de justificatifs.
Comment concrètement contester une pénalité logistique ?
Une fois l’avis de pénalité analysé et, le cas échéant, les justificatifs complémentaires demandés et obtenus, il faut formaliser la contestation de la pénalité.
La contestation doit être formalisée par écrit. Un échange oral ne peut pas être considéré comme suffisant, même si ce sont les usages que vous avez avec ce distributeur.
L’objectif de cette contestation écrite est de :
- Dater la contestation ;
- Prouver qu’elle a été faite dans les délais prévus dans la convention logistique ;
- Empêcher que le distributeur considère la pénalité comme acquise et procède à des déductions sur les factures en cours.
La réponse que vous adressez doit être documentée et argumentée. Cela ne signifie pas qu’elle doit être particulièrement longue. Il faut répondre de façon simple, précise et factuelle à l’avis de pénalité et joindre à votre réponse l’ensemble des justificatifs qui soutiennent votre argumentation. Votre réponse doit indiquer de façon explicite que vous contestez le principe et le montant de la (ou des) pénalité(s) annoncée(s) dans l’avis de pénalité que vous avez reçu.
Pour être en mesure de rédiger et d’adresser cette contestation dans les délais impartis, il faut donc, dès la réception de l’avis de pénalité, reconstituer la chronologie des faits et collecter tous les documents utiles (bon de commande, bon de livraison, emails échangés au sujet de la commande, …).
Contester une pénalité ne veut pas dire que vous remettez en cause votre partenariat ou que vous voulez instaurer un climat de défiance vis-à-vis du distributeur. Or, ce n’est pas parce que vous contestez une pénalité qu’un contentieux est ensuite engagé. Bien au contraire, une contestation argumentée et documentée permet souvent de rouvrir la discussion commerciale et de trouver une solution amiable au différend, sans que le distributeur n’ait eu l’impression que vous remettiez en cause votre partenariat.
Lorsque les pénalités litigieuses se répètent, qu’elles résultent de clauses manifestement déséquilibrées ou qu’elles s’inscrivent dans une pratique systématique du distributeur, un signalement à la DGCCRF peut également être envisagé. Il ne remplace toutefois ni une contestation, ni une négociation, ni une éventuelle action en justice.
Le distributeur peut-il déduire directement la pénalité de vos factures ?
La plus grande crainte n’est pas de recevoir un avis de pénalité. C’est surtout de constater qu’un distributeur a directement déduit le montant de l’avis de pénalité sur l’une de vos factures dont vous attendiez le règlement.
Cette pratique n’est pas légale. L’article L. 441-17 du code de commerce « interdit de déduire d’office du montant de la facture établie par le fournisseur les pénalités ou rabais correspondant au non-respect d’un engagement contractuel ».
Il faut toutefois distinguer différentes situations. Même si le texte ne le dit pas, ce qui importe c’est l’existence d’une contestation de l’avis de pénalité :
- En présence d’une contestation ou si le délai pour contester n’est pas écoulé : aucune déduction d’office ne peut être pratiquée ;
- En l’absence de contestation et une fois le délai pour contester écoulé : la pénalité est devenue exigible et, pour en obtenir le paiement, le distributeur peut déduire ce montant du prochain règlement. Encore faut-il que cette pratique soit prévue et autorisée par la convention logistique ou la convention commerciale.
Si une pénalité contestée est donc déduite lors du règlement d’une facture, il faut adresser une mise en demeure documentée et argumentée au distributeur. Il faut y rappeler que cette pratique est illégale. Il faut donc pouvoir mentionner les références de la facture en souffrance, le montant retenu, la date à laquelle le paiement partiel est intervenu, l’absence de justification de cette action, et mettre en demeure le distributeur de régler le solde.
